Das Einmaleins der Messekommunikation: Wie Sie es in die Vorberichterstattung schaffen

© pixelio.de / Anna Rosin

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Sie haben sich für die Teilnahme an einer Messe entschieden? Herzlichen Glückwunsch! Dann ist es jetzt an der Zeit, sich Gedanken über die vorangehende Kommunikation zu machen. Denn damit Ihr Messeauftritt ein echter Erfolg wird und es auf Ihrem Stand brummt, müssen Sie frühzeitig entsprechende Maßnahmen planen und vorbereiten. Dazu gehört auch eine Pressemitteilung, in der Sie über ihre Messeteilnahme informieren. Schaffen Sie es, damit in die Vorberichterstattung der relevanten Fachmedien zu kommen, machen Sie das Messepublikum bereits im Vorfeld auf sich aufmerksam und gewinnen Interessenten. Die folgenden fünf Tipps zeigen Ihnen, wie die perfekte Messe-Pressemitteilung gelingt.

Tipp 1: Überlegen Sie sich eine echte Nachricht
Sie sind auf der Messe mit einem Stand vertreten? Schön und gut, aber das allein ist noch keine journalistisch relevante Neuigkeit – es sei denn, Sie heißen Apple oder Microsoft. Idealerweise präsentieren Sie auf der Messe ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung. Dann ist dies das Thema Ihrer Pressemitteilung. Eine ähnlich interessante News wäre auch ein Produkt-Upgrade. Die Faustregel: Da die Messevorberichterstattung sehr produktlastig ist, überzeugen Sie Redaktionen am ehesten mit einer Produktmeldung.

Tipp 2: Achten Sie auf das richtige Timing
Informieren Sie sich frühzeitig, wann die für Sie relevanten Medien ihren Redaktionsschluss für die Vorberichterstattung haben. Die Redaktionsschlüsse liegen bei Printpublikationen meist acht bis zwölf Wochen vor dem Messetermin. Versäumen Sie diese Deadline, schaffen Sie es bestenfalls noch in die Nachberichterstattung. Die Gelegenheit, durch Medienplatzierungen Besucher an Ihren Stand zu locken, wäre dann natürlich vergeben. Im Idealfall versenden Sie Ihre Meldung auch nicht am Tag vor dem Redaktionsschluss, sondern mit einem Zeitpuffer, der es Ihnen noch erlaubt, auf etwaige Wünsche der Redaktion zu reagieren – und beispielsweise zusätzliches Bildmaterial nachzureichen.

Tipp 3: Halten Sie gängige Formalien ein
In den ersten Satz der Pressmitteilung gehört die wichtigste Nachricht. Vergessen Sie dabei nicht, den Namen Ihres Unternehmens zu nennen und Ihre Leistungen in einem Halbsatz zu beschreiben. Die Eckdaten der Messe platzieren Sie ebenfalls möglichst weit oben im Text: Um welche Messe handelt es sich? Wichtig ist, dass Sie dabei auf eine korrekte Schreibweise achten (z.B. CeBIT). Wann und wo findet die Messe statt? Und besonders wichtig: In welcher Halle und an welchem Stand sind Sie anzutreffen? Schließlich wollen Sie mit Ihrer Pressemeldung erreichen, dass Interessenten den Weg zu Ihnen finden.

Tipp 4: Stellen Sie einen klaren Messebezug her
Wenn Sie Ihre Pressemitteilung dann per E-Mail versenden, sollten Sie nicht vergessen, den Messenamen in den Betreff zu schreiben. Der Grund: Die meisten Redaktionen legen Sammelordner für einzelne Messen an, und mit einer passenden Betreffzeile landet Ihre Aussendung zuverlässig im richtigen Ordner. Daher empfiehlt es sich, auch in der Headline der Pressemitteilung den Messenamen mit Doppelpunkt vor die Nachricht zu stellen – zum Beispiel „CeBIT 2015: Anbieter X präsentiert Produkt Y“ – und die Überschrift als Betreff der E-Mail zu verwenden.

Tipp 5: Keine oder sehr kleine Attachments
Damit Ihre E-Mail überhaupt im Postfach des Redakteurs ankommt, sollten Sie keine Dateianhänge mit einer Größe von mehr als fünf Megabyte versenden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre Aussendung im Spamordner landet. Am besten verzichten Sie ganz auf Dateianhänge und beschränken sich stattdessen auf Downloadlinks, z.B. für Bildmaterial. Ideal ist es, wenn Sie in Ihrem Pressezentrum sowohl eine Textdatei als auch mehrere Bilder zum Download anbieten. Halten Sie qualitativ hochwertiges Bildmaterial für Printpublikationen bereit – und Bilddateien mit etwas geringerer Auflösung für Online-Veröffentlichungen.

Im Idealfall erfüllt Ihre Messe-Pressemitteilung sogar noch einen weiteren wichtigen Zweck: sie macht nicht nur die Messebesucher, sondern auch noch die Journalisten neugierig auf Sie und Ihr Produkt. In dem Fall wird der Redakteur Ihre Meldung nicht nur gerne veröffentlichen – er wird Sie sogar für ein persönliches Gespräch an Ihrem Stand besuchen. Dann haben Sie wirklich alles richtig gemacht. Herzlichen Glückwunsch!

Autor: Hannah Winter-Ulrich

Redakteurin der Möller Horcher PR GmbH

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