Online-Events – Es lohnt, genauer hinzusehen

Gabriele Horcher, 09. Juni 2020 ***

Quelle: Gabriele Horcher

Nachdem uns der März 2020 unzählige Absagen von wichtigen Messen, Kongressen und Events beschert und die Event-Branche sowie Unternehmen quasi in Schockstarre versetzt hat, sind von April an Online-Events wie Pilze aus dem Boden geschossen. Wieder einmal haben wir Menschen bewiesen, wie adaptionsfähig wir sind. In Windeseile wurden Events im „Home-Office-Webinar-Stil“ zum State of the Art – selbst bei großen und hochpreisigen Veranstaltungen. In der Notsituation wurde dies natürlich dankbar begrüßt. Allerdings darf man nicht davon ausgehen, dass Teilnehmer diese etwas rudimentäre Form von Online-Events auf Dauer tolerieren. Auch wenn uns virtuelle Veranstaltungen noch länger begleiten werden: Die Ansprüche an dieses Veranstaltungsformat wachsen. Viele Event-Veranstalter arbeiten deshalb bereits an tragfähigen Online- und Hybrid-Event-Konzepten, die auch dann noch Bestand haben werden, wenn wieder Live-Events möglich sind.

Was brauchen Online-Events?

Ebenso wie Live-Events, benötigen auch Online-Events innerhalb der Veranstaltung vielfältige, abwechslungsreiche und aufeinander aufbauende Formate.

  • Eine Eröffnung in Form einer mitreißenden Online-Keynote, welche die Teilnehmer in das Event hineinzieht, Impulse setzt, den Geist öffnet – ohne bereits zu tiefe Einblicke in das eigentliche Thema zu eröffnen.
  • Fachvorträge mit einer allgemeinverständlichen Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen.
  • Interaktive Online-Workshops in parallelen Event-Rooms.
  • Podiums- und Gruppendiskussion.
  • Pausen, Fragen und Antworten, Networking, körperliche Betätigung.
  • Wow-Effekte, wie z. B. ein Care-Paket zum Event oder postalisch versendete Give-Aways.

Merke: Ein gutes Online-Event sorgt übrigens für Abwechslung, indem es unterschiedliche Vortragsredner und Vortragsrednerinnen präsentiert. Das ist ein Muss!

Bei Möller Horcher führen wir sehr gerne Workshops durch, halten Fachvorträge oder Keynotes. Darum haben wir schon bald nach Beginn der Krise damit begonnen, verschiedene Formate für Online-Events auszutesten. Zu Ostern habe ich zum Beispiel meine aktuelle Keynote als Online-Keynote umgesetzt – mit der Green-Screen-Lösung Mastersolution Show 2020. Meine Erfahrungen dabei möchte ich im Folgenden mit Ihnen teilen.

 

Quelle: Gabriele Horcher

Der Speaker im Bild

Die Green-Screen-Lösung ermöglicht, Speaker in Bild zu integrieren. So steht ein Redner etwa direkt vor seinen Präsentationsfolien. Die Lösung gestattet es sogar, für jede Folie unterschiedliche Ausgabe-Formate einzustellen. So konnte ich eine Folie oder ein Video hinter mir zunächst auf einem Monitor kleiner anzeigen, um sie oder es dann erst nach einem Schwenk auf den Full-Screen zu starten und formatfüllend abzuspielen. Dazu bietet Show großartige Templates, wahlweise mit einem virtuellen TV-Studio oder einer Wohnzimmer-Atmosphäre.

Bei typischen PowerPoint-Folien, die viel Text oder Zahlen enthalten, ist dieser Formatwechsel sehr empfehlenswert. Mein Vortrag ist allerdings etwas anders. Er wirkt durch den Wechsel von Video, Audio, Bild und Merksätzen ohnehin schon sehr dynamisch. Darum habe ich mich für eine konstante Full-Screen-Ausgabe meiner Folien entschieden. Das heißt, dass ich dank der Green-Screen-Technologie während des Vortrags gleichsam in meiner Präsentation stehe. Ich kann dann sogar mit den Inhalten interagieren, mich bewegen, den Blick auf bestimmte Inhalte freigeben oder auf sie zeigen. Da bei einem Online-Event natürlich die Interaktion mit den Teilnehmern wegfällt, hat mich diese Möglichkeit richtig begeistert.

Wer sich für dieses Template beziehungsweise Format – der Vortragende steht in seiner Folie – entscheidet, sollte allerdings berücksichtigen, dass wichtige Merksätze besser nicht mittig auf den Folien stehen, sondern eher links (oder rechts) angeordnet sind, damit man sie beim Vortrag nicht verdeckt. Auch wenn ich dafür meine Folien noch einmal anpassen musste, wollte ich auf dieses Presenter-im-Bild-Format nicht verzichten. Das Ergebnis können Sie sich übrigens unter https://www.mastersolution.de/ki-revolution-in-der-kommunikation.html ansehen.

Meine Vorbereitung

Um meine aus 40 Folien bestehende PowerPoint-Präsentation für Mastersolution Show 2020 richtig abspielbar zu machen, musste ich einige Vorbereitungen treffen. Um den Teilnehmern beziehungsweise Zuschauern das Thema „KI in der Kommunikation“ verständlich und anschaulich zu vermitteln, enthält meine Präsentation sehr viele Ausschnitte aus Audio- und Video-Files. Diese Folien können in Show nicht als pptx-File ablaufen, sondern nur als mp4-File. Zuerst dachte ich: „Oh je, jetzt muss ich alle Video- und Audio-Dokumente mit einem Schneideprogramm bearbeiten, damit ich genau den spezifischen Ausschnitt bekomme, den ich brauche?“ Zum Glück übernimmt PowerPoint die erforderliche Formatierung und Kürzung der Files, wenn man die entsprechende Folie unter Datei/Speichern-unter/MPEG4-Video (*.mp4) speichert. Bei 20 Videoausschnitten hat mir das viel Zeit eingespart.

Natürlich sind in der Software nicht alle individuellen Schriften enthalten. Die Folien, bei denen ich auf meine Hausschrift „Century Gothic“ auf keinen Fall verzichten wollte, habe ich deshalb – mit der gleichen Methode wie bei den Audio- und Video-Dateien – einfach einzeln als JPGs gespeichert. Ein kleiner Workaround, wenn kein Systemadministrator mal eben die Schrift aufspielen kann.

In Show war es dann ganz simpel, die gesamte PowerPoint-Präsentation hochzuladen. Die entstandenen Platzhalter für die mp4- und jpg-Files habe ich einfach per Doppelklick ausgetauscht.

Die Choreografie

Obwohl man bei dem von mir gewählten Format direkt in seiner Präsentation steht, kann man sich nicht über die gesamte Breite des Green-Screens hinter sich bewegen. Nach links und rechts setzt die Kameraperspektive Grenzen. Zu meiner Linken war das die Grenze des fertigen Videobilds. Das heißt, wenn ich ganz aus dem Bild heraustreten wollte – um einen kompletten Videoclip zu zeigen –, musste ich mich nur nach links bewegen. Zuschauer akzeptieren es problemlos, wenn jemand das Bild komplett verlässt. Anders sah das auf meiner rechten Seite aus. Da gab es eine harte Grenze, hinter der im fertigen Bild Körperteile einfach verschwinden konnten. Für einen Keynote-Speaker, der es gewohnt ist, sich auf einer großen Bühne zu bewegen, ist das gewöhnungsbedürftig. Es ist darum sinnvoll, mit Begrenzungs-Markierungen am Boden zu arbeiten, damit die eigenen Hände bei ausladenden nicht ungewollt abgeschnitten werden. Solch ein Zaubereffekt – das unerklärlich verschwundene Körperteil – lässt sich natürlich auch als witziges Stilmittel verwenden. Absichtlich nutze ich dieses Stilmittel aber nur einmal, nämlich wenn ich meine Anti-Stress-Brains ins Bild hole.

Kostüm und Maske

Von technischer Seite empfiehlt es sich, vor dem Green-Screen eher dunkle Kleidung zu tragen, also Farben wie Schwarz, Dunkelblau, Anthrazit. Ich wollte nun unbedingt mein neues, eigentlich speziell für internationale Auftritte erworbenes Dirndl anziehen – wegen des spannenden Kontrasts dieser betont traditionellen, bayerischen Kleidung zu meinem futuristischen Thema. Mit meiner eher hellen Haut, den hellen Haaren und dem mehrfarbigen, hellen Dirndl, habe ich die Möglichkeiten der Green-Screen-Technik sicherlich sehr ausgereizt. Hält man sich an die Empfehlungen, dunkle Farben zu tragen, wird das Resultat noch besser. Und was für jede TV- oder Videoaufnahme gilt, ist auch beim Online-Event wichtig: Man darf sich gerne etwas mehr und kontrastreicher schminken!

Streaming oder Video

Ist die Technik aufgebaut, kann man seinen Vortrag live streamen oder ein Video aufnehmen. In beiden Fällen klickt man dafür einfach auf „Record“. Die Show-Lösung funktioniert in jedem Fall – unabhängig davon, welches Streaming-System der Event-Veranstalter einsetzt.

Ein Tipp: Bevor Sie auf „Record“ klicken, vergewissern Sie sich lieber einmal zu viel als zu wenig, dass wirklich alle Telefone ausgeschaltet sind, die Türklingel abgestellt ist und Hunde oder Kinder nicht ins Bild laufen können. Auch wenn das Mikrofon ein etwaiges Klingeln gar nicht aufnimmt, verliert man für einen Moment die Konzentration. Unter uns: Zum Glück sieht man auf meiner Aufnahme nicht, dass sich mein Hund zweimal vor mich gesetzt hat, um gestreichelt zu werden. Da konnte ich das Lachen kaum unterdrücken.

Online-Keynote

Ich persönlich finde es sehr wichtig, dass eine Keynote bei einem Online-Event wirklich eine Keynote ist. Ein Redner, der nur statisch an seinem Bildschirm sitzt, reißt niemanden mit. Und sobald die Präsentation im Webinar-Format übertragen wird, schrumpft das Bild des Redners plötzlich auf Briefmarkengröße. Die Magie, die ein guter Redner prinzipiell transportieren kann, geht dadurch einfach verloren. Darum ist es gerade bei den Keynotes von Online-Events so wichtig, dass sich der Redner bewegt und vor seiner Präsentation zu sehen ist. Ganz so, wie in der gewohnten Bühnensituation.

P.S.: Um bei meinem 40-Minuten-Vortrag keinen fatalen Hänger zu riskieren, habe ich mir zusätzlich eine Fallback-Lösung aufgebaut: einen Monitor – ganz nah neben der Kamera –, der mir die Referentenansicht meiner PowerPoint-Präsentation gezeigt hat. Das gibt einfach ein Stück Sicherheit.

Die Technik im Griff

Zwei Koffer enthalten die Technik: Videokamera, zwei Scheinwerfer, In-Ear-Mikro, Green-Screen, diverse Stative sowie Notebook und Tablet mit der nötigen Software. Ich habe die Anlage – gemeinsam mit meinem Mann – in 35 Minuten auf- und später wieder abgebaut. Zu Nicht-Corona-Zeiten kommt beim ersten Einsatz von Show ein Mastersolution Team-Mitglied dazu und gibt eine ausführliche vierstündige Einweisung. Nun, wir haben es mit einer zweieinhalbstündigen Online-Einführung und einem Telefon-Joker am nächsten Tag hinbekommen. Sicherlich ist das Ergebnis noch nicht perfekt, aber ich bin fürs erste Mal sehr zufrieden.

Ich liebe Technologie, und ich liebe es, Neues auszuprobieren. Eine neue Erfahrung zu machen, bedeutet immer auch, eine Lern- und eine Frust-Kurve zu durchleben. Diese beiden Kurven zu akzeptieren und nicht bei der ersten Hürde zu resignieren, sondern offen zu sein und herauszufinden, wie es geht, das ist ganz generell das Geheimnis für einen erfolgreichen Umgang mit neuen Herausforderungen. Das sage ich übrigens auch in meiner Keynote. 😊

Sie sind neugierig und möchten das Ergebnis sehen? Für die Online-Keynote klicken Sie bitte hier. Achtung: Die Keynote liegt hinter einer Anmelde-Wall, ist aber kostenfrei!

Darüber hinaus planen wir gerade diverse Events, in deren Rahmen Sie noch mehr darüber erfahren können. Stay tuned! Sie möchten Ihre Fragen sofort loswerden? Schicken Sie mir einfach eine E-Mail. Wir unterstützen Sie gerne!

 


Über die Autorin

Als Kommunikations-Wissenschaftlerin ist Gabriele Horcher nicht nur geschäftsführende Gesellschafterin von Möller Horcher. Sie ist auch Bestseller-Autorin, Vortrags-Rednerin – u. a. vertreten durch die Handelsblatt Redner Agentur. Sie ist Expertin für das Thema „Zukunft der Kommunikation“ (www.gabriele-horcher.de).

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