Von drauss‘ von der Buchhaltung kommt sie her

Elke Mehnert, 16.12.2019 ***

Im dritten und letzten Teil unserer Adventsreihe möchten wir Ihnen eine Position bei Möller Horcher vorstellen, an die Sie vielleicht nicht sofort denken. Im Arbeitsalltag sind diese Kolleginnen aber unverzichtbar: unsere Backoffice-Engel. Auch der Weihnachtsmann würde ohne seine Weihnachtswichtel niemals alle Geschenke pünktlich bis Weihnachten verteilen können. Ähnlich verhält es sich mit unseren Büroassistenzen: Ohne sie könnten Redakteure und Consultants nicht wie gewohnt arbeiten. Denn sie sind es, die den Kollegen den Rücken hinsichtlich sämtlicher administrativer Tätigkeiten freihalten. Sie sind unsere fleißigen Weihnachtswichtel.

 

Wenn man an den Weihnachtsmann denkt, vergisst man sie manchmal: seine fleißigen Weihnachtswichtel, die ihn beim Herstellen und Verpacken der Geschenke unterstützen. Da gibt es das ganze Jahr über ganz schön viel zu tun. Ähnlich verhält es sich mit unseren Kolleginnen im Backoffice: Sie agieren im Hintergrund und haben zumeist keinen direkten Kundenkontakt. Dennoch sind sie aus unserem Agenturalltag nicht wegzudenken. Denn sie übernehmen sehr wichtige Tätigkeiten: von der Buchhaltung über Rechnungsstellung bis hin zum Recruiting – und vielem mehr! Für ihre vielfältigen Aufgaben benötigen sie zahlreiche Fähigkeiten.

Flexibilität: Backoffice-Mitarbeiter müssen äußerst flexibel sein. Es gilt, sich sehr schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten. Manchmal kann es vorkommen, dass sie eine Tätigkeit spontan unterbrechen müssen, weil eine andere dringender ist. Sich permanent zu fokussieren und im Arbeitsalltag zu strukturieren, ist deshalb sehr wichtig. Deshalb gleicht kein Tag dem anderen, sodass ein hohes Maß an Flexibilität notwendig ist, um diesen Anforderungen gewachsen zu sein.

Organisationstalent: Genauso wichtig ist es, sich gut organisieren zu können. Eine Assistenzkraft muss viele Termine koordinieren und vor allem wichtige Deadlines im Blick behalten, um To-Dos fristgerecht erledigen zu können.

Genauigkeit: Der To-Do-Zettel ist enorm lang und an einem Tag sind viele Aufgaben zu erledigen. Das bedeutet: Besser schnell sämtliche To-Dos abarbeiten, um möglichst viele Dinge abhaken zu können. Oder doch nicht? Diese Einstellung wäre sehr fatal, denn im Backoffice fallen häufig Tätigkeiten an, die eine hohe Konzentration erfordern. Aufgaben „quick & dirty“ zu erledigen, ist aus diesem Grund keine gute Idee. Lieber einmal etwas richtig gemacht – und dafür vielleicht etwas mehr Zeit aufgewendet –, als Aufgaben immer wieder neu anzufassen und noch einmal zu erledigen.

Kommunikationsfähigkeit: Ganz gleich, auf welchem Weg – unsere Backoffice-Kolleginnen verfügen über ein ausgeprägtes Kommunikationstalent. Sie kommunizieren täglich auf vielen verschiedenen Wegen, etwa per E-Mail, postalisch, telefonisch oder eben auch persönlich. Nur so ist es möglich, Herausforderungen genau zu eruieren und Lösungen zu finden. Denn häufig ist es notwendig, gezielt Rückfragen oder Anfragen zu stellen. Und dafür muss man sich klar ausdrücken können.

Querdenkertum: Ob bei Recherche-Tätigkeiten für unsere Berater und Redakteure oder beim Organisieren von Veranstaltungen oder Weihnachtsgeschenken für unsere Kunden: Aufgaben anders anzugehen, ist definitiv hilfreich. Denn manchmal muss man um die Ecke denken. So beispielsweise bei unserem diesjährigen Weihnachtsgeschenk: Wir haben nämlich Osterhasen zu Weihnachten verschickt. Wo bekommt man zu dieser Jahreszeit nur Osterhasen her? Das haben unsere Backoffice-Engel selbstverständlich herausgefunden. Ein gewisser Schnüffel-Instinkt ist hilfreich, wenn es nicht nur darum geht, ungewöhnliche Geschenkideen zu finden, sondern beispielsweise auch, um eine unerklärliche Abbuchung in der Buchhaltung zu identifizieren.

Unser Vorgehen hat sich seit fast 20 Jahren erfolgreich bewährt. Deshalb berücksichtigen wir bei der Einstellung von Backoffice-Kräften, dass sie flexibel, organisationsstark und bei der Ausübung ihrer Tätigkeit äußerst genau sind.

Die beiden anderen Beiträge unserer Adventsserie finden Sie hier: